個人名義の車両も、業務として使用しているのであれば、会社の経費にすることができます。
ただし、携帯電話などと比べて金額的にも重要性がありますので、適切な手順を踏むことが大切です。
方法は２つあります。今回は正しく個人名義の車両を経費にする方法を解説します。
個人から会社に貸与する方法
個人が所有する車両を会社に貸与し、発生した「車両費」を会社の経費として処理する方法です。
「車両費」には、ガソリン代などの燃料費、オイルやバッテリーの交換費用、車検費用、自動車保険料などが含まれます。
個人から会社に車両を貸与している事実を明確にするため、個人と会社の間で「使用貸借契約書」を締結することが望まれます。
「使用貸借契約書」の代わりに、「賃貸借契約書」を締結して、会社から個人に対して使用料を支払うことも考えられます。
しかし、その場合には、個人側に所得が発生して確定申告をする必要が生じますので、通常はおすすめできません。
会社から個人に対して使用料の支払をしない場合、会社は車両本体の取得費用を経費にすることはできません。その点で、一定の制約がある方法ということもできます。
個人から会社に売却する方法
もう1つの方法として、個人から会社に車両を売却する方法があります。
この場合も、個人から会社に車両を売却した事実を明確にするため、個人と会社の間で「売買契約書」を締結するなど所定の手続を経る必要があります。
車両は会社の資産となりますので、中古資産の耐用年数にわたり、車両の購入金額を減価償却費として経費処理することができます。また、その他の「車両費」についても会社の経費として処理することができます。
ただし、車両を売却する金額については、時価からかけ離れた価格にしてしまうと、個人あるいは会社で課税される可能性があるので注意が必要です。
まとめ
以上のように、車両の本体部分を経費にするためには、「２．個人から会社に売却する方法」しかありませんので、厳密には、個人名義のままでは車両を会社の経費にすることはできないともいえます。
ただ、基本的な考え方は上記のとおりですので、ご参考にしていただければと思います。
また、税務上はクリアしても、たとえば、レジャーや通勤用として自動車保険に加入している場合に、業務上で使用している際の事故がカバーされない可能性や、自動車ローンやリースの契約で約款に抵触する可能性も考えられます。
それらについては別途確認することをおすすめします。